- Konu Başlıkları
- “Hiçbir Şeye Yetişemiyorum!” Diyenlerdenseniz Bu Yazı Sizin İçin!
- Zaman Yönetimi İnsana Ne Kazandırır? Zaman Yönetiminin Önemi Nedir?
- Zaman Yönetimi Teknikleri Nelerdir?
- Zaman Yönetiminde Faydalanabileceğiniz Yöntemler
- Hızlı Planlama Yönetimi (RPM)
- Zaman Engelleme Yöntemi
- Eisenhower Matrisi
- Pomodoro Tekniği
- Pareto Analizi
- Turşu Kavanozu Teorisi
- Kurbağa Tekniği
- Zamanı Yönetin İş Stresi Geride Kalsın
“Hiçbir Şeye Yetişemiyorum!” Diyenlerdenseniz Bu Yazı Sizin İçin!
Zamanı yönetemiyorsanız yoğun ya da esnek çalışıyor olmanızın aslında pek de bir farkı yok. Gününüzü iyi planlayamadığınız, işlerinizi doğru bir programla yürütemediğiniz için gün sonunda yetiştirme telaşına giriyorsanız az ya da çok işinizin olması hiç fark etmez.
O zaman şöyle sorayım. Düzensiz ve plansız olmanın size ne gibi katkıları var? Yani neden sistematik bir şekilde tüm gününüzü koordine etmektense dağınık bir çalışma stili ve spontane süreçlerinizle kendinizi strese sokmayı tercih ediyorsunuz? Belki de değişimin zamanı gelmiştir. Gelin, birlikte zaman yönetiminin önemine ve size katacaklarına göz atalım.
Zaman Yönetimi İnsana Ne Kazandırır? Zaman Yönetiminin Önemi Nedir?
Zamanı akıllıca yöneterek tüm sorumluluklarınıza eşit bir süre ayırabilir, önceliklerinizi belirleyerek gününüzü iş programınıza uygun olacak şekilde dağıtabilirsiniz. Dolayısıyla iş yetiştirme stresi, özgüven eksikliği, kaygı ve öfke gibi olumsuzlukların üstesinden gelmiş olursunuz. Peki, zaman yönetiminin önemi, kendini hangi alanlarda gösterir, biliyor musunuz?
Verimli zaman yönetimi, özellikle yoğun iş temposuna sahip olan yöneticiler ve liderler için çok önemlidir. Günü etkili bir şekilde değerlendirmek, üretkenliğinizi artırmanızı ve hedeflerinize daha hızlı ulaşmanızı sağlar. Zaman yönetimi yapmaya başladıktan sonra kısa süre içerisinde odağınızın ve özgüveninizin geliştiğini fark edersiniz. Zamanınızı nasıl harcayacağınız konusunda çok daha bilinçli davranmayı öğrenerek kusursuz bir iş disiplinine sahip olursunuz. Etkili zaman yönetimi, daha fazla değil, daha akıllı çalışmanıza yardımcı olur ve çok daha kısa sürede verimli işler yapmanızı sağlar.
Zaman Yönetimi Teknikleri Nelerdir?
Zaman yönetimi yapma noktasında yeterli olmadığınızı düşünüyorsanız zaman yönetimi eğitimi almanızı tavsiye ederim. Zaman yönetimi tekniklerini, yaşamınıza uyarlayarak kısa sürede çok daha sistemli ve düzenli bir iş rutini oluşturabilirsiniz.
- Programınızı Önceden Oluşturun
Günlük planlarınızın göz önünde bulunması sizi motive edecekse verimli zaman yönetimi için kişisel planlayıcı takvim veya ajanda edinip her gün için ayrı bir liste oluşturun. Gün içinde belli ortaya çıkan bir sorumluluğunuz olursa her gelişmeyi mutlaka ajandanıza not edin.
- Önceliklerinizi Belirleyin
Zaman yönetimi tekniklerinden ikinci, sıralama. İş akışınızı organize ederken önceliklerinizi belirlemeye özen gösterin. İlk olarak teslim etmeniz gereken, acil olan ya da tam olarak konsantre olmanız gereken önemli bir iş varsa önceliği bu işlere verin.
- Verimli Olduğunuz Saatleri Keşfedin
Kimi insanlar sabahın erken saatlerinde kimileri ise öğlen vaktinde çok daha verimli olduğunu düşünür. Bu noktada önemli işlerinize tam olarak konsantre olabilmek için verimliliğinizi değerlendirin ve o saatlerde, programınızda öncelik verdiğiniz işlere odaklanın.
- Mola Vermeyi İhmal Etmeyin
Zaman yönetiminin önemini keşfetmek istiyorsanız iş planınıza uygun olarak kendinize mola için saatler belirleyin. Yoğunluğunuza göre 10-15 dakika aralığında bir dinlenme süresi oluşturun. Hiç ara vermeden çalışırsanız verimli olduğunuzu düşünürken tam tersi, konsantrasyonunuzu düşürebilirsiniz.
- Tüm Sorumluluğu Siz Üstlenmeyin
Zaten yoğun bir temponuz varken yetiştiremeyeceğinizi düşündüğünüz yeni görevleri ve sorumlulukları üstünüze almayın. Hayır demeyi öğrenin ya da yapabiliyorsanız bu görev için bir başkasını yetkilendirin.
- Dikkatinizi Dağıtacak Şeyleri Çalışma Ortamınızdan Uzaklaştırın
“Ben hem çalışıp hem de film izleyebiliyorum.” ya da “Ben çalışırken oyun oynayabilirim.” diyorsanız ilk iş olarak bu alışkanlıklarınızı bırakın. Telefonunuzdan gelen mesajlara ve aramalara önemli değilse cevap vermeyin, aksi halde odağınızı yeniden toplamak için ekstra çaba sarf etmeniz gerekebilir. Çalışma ortamınızda dikkatinizi dağıttığını düşündüğünüz hareketli nesneler, soluk ışıklar ya da gürültü kirliliklerinin çözümünü bulun.
- Zamanınızı Sınırlayın
Zaman yönetimi yapmanın en önemli aşamalarından biri sınırlamadır. Maksimum bir saatinizi alacağını bildiğiniz bir iş için kendinize 1-1.5 saat aralığında bir sınır koymayı deneyin. Eğer bu sınırlamayı yapmazsanız işinizle ilgili bir hedefiniz olmaz.
- Yazılı veya Dijital Araçlar Kullanmayı Deneyin
“Bu işi bugün yapacağım, diğer görüşmeyi bir hafta sonra yapacağım.” gibi planlarınızı aklınızda tutmaya çalışmayın. Post-it, ajanda ya da kişisel planlayıcı takvim kullanın. Bu planlamanızı dijital ortamda yapmak istiyorsanız da takvim ve Notpad gibi araçları kullanmayı deneyin.
- Kendinizi Ödüllendirin
Zaman yönetimi bir süreç. Bu süreci başarıyla tamamladıysanız ve her işinizi sistematik bir şekilde yürütmeyi becerdiyseniz bu konuda ihtiyaç duyduğunuz motivasyonu sağlamak için kendinize bir ödül verebilirsiniz. Bu, uzun zamandır yapmayı ertelediğiniz bir tatil veya sevdiklerinizle bir arada yiyeceğiniz bir yemek olabilir.
Zaman Yönetiminde Faydalanabileceğiniz Yöntemler
Şimdi, zaman yönetimi yapmak isteyen, vaktini verimli bir şekilde kullanmayı hedefleyen kişiler için oluşturulan ve sıkça tercih edilen yöntemler hakkında kısa bilgilendirmeler yapacağım.
Hızlı Planlama Yönetimi (RPM)
Motivasyon konuşmacısı Tony Robbins tarafından geliştirilen bu yöntemde;
- Haftalık olarak yapmanız gereken işleri sıraladığınız YAKALAMA,
- İşler arasında ortak olarak yürütülecek süreçler varsa bunları belirlediğiniz PARÇALAMA,
- Ardından amaç, büyük eylem planı ve sonuç gibi bölümlere ayırdığınız bir tablo ve bu tabloya uymak için hayata geçirdiğiniz eylemleri sıraladığınız BLOKLAMA ve
- Kendinizi motive etmenizi ya da heyecanlandırmanızı sağlayacak bir söylem bulduğunuz GÜÇLENDİRME bölümleri bulunmaktadır.
Zaman Engelleme Yöntemi
Elon Musk tarafından geliştirilen bu zaman yönetimi metodunda, günü küçük küçük zaman dilimlerine bölme prensibi bulunur. Şöyle ki 8 saatlik bir mesai düzeniniz varsa kendinize 8 veya 16 sütundan oluşan bir çizelge hazırlayarak günlük işlerinizi yarım veya bir saatte tamamlanmak üzere olacak şekilde sıralayabilirsiniz.
Eisenhower Matrisi
Dwight Eisenhower tarafından geliştirilen bu yöntemde, günlük iş planınızı ACİL, ACİL DEĞİL, ÖNEMLİ, ÖNEMSİZ olarak dörde ayırmanız gerekir. Bu sayede acil olarak nitelendirdiğiniz görevlere ilk sırayı vererek etkili zaman yönetimi yapabilir, ardından uzun vadede iş planlarınızı olumlu etkileyecek önemli işlere geçebilirsiniz. Yoğunluğunuza bağlı olarak da acil olmayan ve daha az önemli olan işlerinize gün veya haftanın sonunda odaklanmayı deneyebilirsiniz.
Pomodoro Tekniği
Yazar Francesco Cirillo’nun geliştirdiği bu yöntemin temelinde, zamanı bölme fikri bulunur. Pomodoro tekniğiyle zaman yönetimi yapmak için;
- Görevinizi belirleyin.
- Zamanlayıcıyı açın. ( İşiniz için ortalama olan bir süre belirleyebilirsiniz. 25 dk, 30 dk, 45 dk vs.)
- Süreyi başlatın ve bu süreçte yalnızca işinize odaklanın.
- Alarmınız çaldığında, bir not kağıdına ilk göreviniz için tik koyun.
- Beş dakika mola verin, isterseniz bahçeye çıkın isterseniz de bir fincan kahve için.
- Tüm bu süreci, gün içinde dört kez tamamladıktan sonra uzun aralar vermeye başlayın. (25-30 dk)
Pareto Analizi
Zaman yönetimi eğitiminde de karşılaşabileceğiniz tekniklerden biri olan Pareto, İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto tarafından geliştirilmiştir. Bu yöntemde amaç, eylemlerin %20'sinin sonuçların %80'inden sorumlu olmasıdır. Pareto analizi ile zaman yönetimi yapmak için;
- Probleminizi belirleyin. (Performansım düşüyor, dikkatim dağılıyor vs.)
- Probleminize neden olan durumu araştırın. (Çalışırken performansım düşüyor çünkü bir yandan oyun oynuyorum vs.)
- Bunun sizin için ne kadar önemli bir sorun olduğunu belirleyin ve 10 üzerinden puan verin.
- Sorunlarınızı nedenlere göre sıralayın. (Oyun oynamak: Dikkatimi dağıtıyor, işlerimi aksatıyor, verimimi düşürüyor, beni yavaşlatıyor vs.)
- Puanlarınızı toplayın, geliştirmeniz gereken yönü bulun. (En yüksek puana sahip olan gruptaki sorunlarınıza öncelik verin.)
- Harekete geçin.
Turşu Kavanozu Teorisi
Zaman yönetimi tekniklerinden olan turşu kavanozu teorisini, günlük yaşamda öncelik verdiğiniz durumları tespit etmek için kullanabilirsiniz.
Boş bir turşu kavanozu hayal edin. Bu kavanoza en altta kum olacak şekilde sırasıyla çakıl ve taş doldurun. Kum; e-mail, telefon görüşmeleri ve sosyal medya gönderileri olsun. Çakıl taşlarını, bitirilmesi gereken ama başka biri tarafından da yapılabilecek görevler olarak düşünün. Kayalar ise bugün yapılması gereken ve önemli işleriniz olsun. Günlük işlerinizi bu üç kategoriye uygun olacak şekilde listeleyin ve ardından mesainize kayaları yapmakla başlayın. Turşu kavanozu teorisi ile hem önemli işlerinize, zihninizin en açık olduğu ilk saatlerinizi verin hem de daha az önemli işleri yapmak için kendinize zaman yaratın.
Kurbağa Tekniği
Mark Twain'in “Sabah ilk iş canlı bir kurbağa yiyin, günün geri kalanında size daha kötü bir şey olmayacak.” sözünden ilham alınarak oluşturulan bu teoride zahmetli ve yorucu işlere öncelik verme prensibi bulunur.
- Kendinize bir hedef belirleyin.
- Bu hedefiniz için net bir tarihiniz olsun.
- Hedefinize ulaşmak için izlemeniz gereken adımları not edin.
- Bu adımları zordan kolaya doğru sıralayın.
- Harekete geçin.
Gün sonuna doğru ne kadar yorulduğunuzu düşünün. En etkili zaman yönetimi yapma yöntemlerinden biri olan kurbağa tekniğiyle zor ve yorucu işleri, kendinizi çok daha dinç hissettiğiniz sabah saatlerinde yapabilir; gün sonunda ise sizi yormayacak zahmetsiz işlere geçebilirsiniz.
Zamanı Yönetin İş Stresi Geride Kalsın
Zaman yönetimi yaparken ilk işiniz her zaman hedef oluşturmak olsun. Çünkü hedefiniz olmazsa ne yapmaya çalıştığınızı ve ne yöne doğru gideceğinizi bilemezsiniz. Amacınızı bilirseniz hem işlerinizi doğru planlarsanız hem de çok daha başarılı olursunuz.
Zaman yönetimi yapma noktasında zorluk yaşayanlara bir önerim de sosyal medya kullanımını kısıtlandırmanız. Gereğinden ve normalden fazla şekilde sosyal medyada vakit harcıyorsanız verimliliğinizi düşürebilirsiniz. Bu vakti kendinize ve dinlenmeye ayırmayı ya da sevdiklerinizle geçirmeyi deneyin derim.
[widget-131]
